Beheer bestanden

Opzetten van de data-uitwisseling

Vooraleer u informatie kan ontvangen, is het noodzakelijk om een aanvraag tot data-uitwisseling te doen. Zodra u de nodige aanvragen heeft gedaan, kan u aan de slag met het verwerken van de maatschappijbestanden (zie verder). 

MyFaro ontvangt informatie van de maatschappijen op 4 mogelijke manieren 

1) Via API. De verwerking gebeurt automatisch. U hoeft niets te wijzigen aan de aangeleverde data. 

2) het bestand wordt rechtstreeks aan myfaro bezorgd.
     Dit houdt in dat wij het bestand voor u klaarzetten onder de tab beheer bestanden. De verwerking dient u wel nog zelf te doen. 

3) U kan de bestanden zelf downloaden in uw makelaaromgeving. Dit is op moment van schrijven het geval voor ondermeer NN en AXA. 

    In dit geval dient u zelf nog het bestand op te laden in myfaro en vervolgens te verwerken. 

4) De maatschappij bezorgt u de bestanden per mail. 

    In dit geval dient u zelf nog het bestand op te laden in myfaro en vervolgens te verwerken. Dit is op moment van schrijven zo voor AXA.

Voor een actueel overzicht op welke manier de data -uitwisseling met een bepaalde verzekeringsmaatschappij of bank gebeurd, bekijk dan de tab "aanvragen tot data-uitwisseling".

Hier ziet u in de tweede kolom "type data-uitwisseling" de werkwijze. 

Om het proces van aanvragen van bestanden bij maatschappijen te versnellen hebben we het geïntegreerd in myFaro. Op die manier krijgt iedereen een beter zicht op de status per maatschappij en kunnen we ook naar de maatschappij zelf helpen pushen. We kunnen je enkel begeleiden indien je via deze weg werkt.

De eerste stap is het opmaken van de lijst van maatschappijen waarmee je werkt. Hiervoor dien je ook een oplijsting te maken van alle producentennumers die verbonden zijn aan jouw levenportefeuille. Onder de tab ‘Beheer kantoor' vind je onder ‘Beheer bestanden' nu een tab ‘Aanvragen tot data-uitwisseling’. Daar voeg je de maatschappijen toe waarmee je werkt. Hieronder vind je de nodige instructies terug:

​

Per maatschappij kan je dan volgende zaken aanduiden:

• Datum van aanvraag (automatisch ingevuld indien je via myFaro de aanvraag verstuurt)
• Eventueel opladen van een ondertekende overeenkomst (enkel indien type 'via myFaro’)
• Aanduiden van 1 of meerdere identificatiecodes (producentennummers) van je kantoor bij de maatschappij (dit om de communicatie met de maatschappij eenduidig te hebben)
• Extra opmerkingen naar de maatschappij die je wil opnemen

Je krijgt een detail van de instructies hoe de aanvraag voor te bereiden alsook de contactinformatie bij de maatschappij. Indien relevant, is ook de te ondertekenen overeenkomst beschikbaar.

Indien alle informatie is ingebracht, kan je via myFaro de aanvraag
 via e-mail versturen (zie actie knop onderaan). Je ziet de inhoud van de e-mail in een apart tegeltje.

Algemeen

In de kantoorinstellingen van uw kantoor kan u in de tab "beheer bestanden" alle uitwisselingen van informatie met maatschappijen beheren en verwerken. 

De lijst van bestanden toont de bestanden die zijn opgeladen en ook wat hun status is.

Om het bestand effectief te verwerken zijn er de volgende stappen:

• Opladen van een bestand (niet indien via myFaro)

• Bepalen van de acties

• Bekijken van de acties (optioneel)

• Verwerken van de acties

Pas tijdens de laatste stap worden er effectief aanpassingen in myFaro gedaan.

Dit proces herhaal je dus wekelijks of maandelijks voor elk type van bestand al naargelang je behoeften. Stel hier één verantwoordelijke binnen het kantoor voor aan.

Opladen van een nieuw bestand

• Download het Excel-bestand vanuit je e-mail of de website van de maatschappij en bewaar het op je computer
  

• Druk onderaan de pagina op "voeg bestand toe" en selecteer de juiste datakoppelingstemplate uit de lijst. 
  Indien u de opleidingen van myfaro gevolgd heeft, zal u weten welke optie u hier moet kiezen. 

• Volg de instructies die omschreven staan bij de datakoppelingstemplate onder "opmerkingen".
  

• Let op! Je dient bij het opladen altijd de volgorde te respecteren. Dit staat ook zo vermeld in opmerkingen.
  Indien het niet vermeld staat, gebruik dan je gezond boerenverstand. Het is logisch om eerst de verzekeringscontracten op te laden en pas erna de details van de onderliggende fondsen. Wanneer er immers geen gekend verzekeringscontract is, kan myfaro de fondsen nergens wegschrijven. Contacteer bij twijfel altijd onze helpdesk via support@myfaro.zohodesk.eu of neem telefonisch contact op met jouw relatiebeheerder. 

• Bewaar het bestand door middel van de functie 'Bewaar als' en kies het formaat 'CSV UTF8 (door komma gescheiden)'. 
  Door te kiezen voor het formaat CSV UTF8 zijn we zeker dat er maar één tabblad bewaard wordt zodat we dit correct kunnen verwerken. 
  Je kan dit vergelijken met het nemen van een screenshot. Enkel wat op dat moment geopend is, zal zichtbaar zijn op de screenshot. 
  Indien er meerdere tabs zijn bijvoorbeeld bij NN zal exel een waarschuwing sturen. Hierbij mag je gewoon op 'OK' klikken. 
  
  Dit is een voorbeeld van een Excel-bestand van Baloise boven en het als CSV bewaarde bestand onderaan.

Het bestand met de extensie '.CSV’' kan je nu gebruiken om op te laden. Klik op ‘Beheer <kantoor>’, ga naar de tab Databestanden en kies de actie 'Voeg databestand toe' in de actiebalk onderaan.

Kies het gewenste template en selecteer het bestand op je computer via de knop 'Choose file'

Let wel op dat als je meerdere bestanden krijgt van hetzelfde type van eenzelfde maatschappij. Dit omdat er bv. meerdere producentennummers zijn bij die maatschappij:

• Je de bestanden eerst voorbereidt zoals hiervoor uitgelegd in ‘Opladen van een nieuw bestand’ (CSV-UTF8).

• Je binnen de template waarmee je dat type bestand moet verwerken in myFaro, de verschillende csv-bestanden van bv de diverse producentennummers, oplaadt. (Je ziet dan in de lijst met de databestanden dat er een ‘folder’ klaar staat met ‘x’-aantal bestanden).

Kies Bewaar en het bestand zal opgeladen worden. Op dit moment wordt er nog niets met de gegevens gedaan. We zien enkel welke velden er beschikbaar zijn en of er relevante informatie is gevonden. De velden die in rood zijn aangeduid zullen niet worden ingelezen in myFaro. Indien nieuwe sleutels zijn gevonden in het bestand zal je die in het rood aangeduid zien (zie eerder in het hoofdstuk ‘Partijkoppelingen’)

Je kan ook een bestaand databestand openen door op de rij te klikken.

Bepalen van de acties

Vanuit de lijst van databestanden kan je de details van een bestand bekijken. Dit scherm krijg je ook te zien na het opladen van een bestand. Onderaan zie je de mogelijkheid om de acties te bepalen indien dit nog niet is gebeurd, of je kan de bepaalde acties gaan bekijken of verwerken.

Klik op ‘Bepaal acties’ in het actie menu om te starten. Afhankelijk van de grootte van het bestand krijg je onmiddellijk de resultaten te zien ofwel zal je een banner zien die aangeeft dat je een e-mail zal ontvangen wanneer de acties zijn bepaald.

Het bepalen van de acties kan een tijdje duren, vooral wanneer er 100'en of 1000'en lijnen dienen gelezen te worden. Je kan het venster gerust sluiten en wachten tot in de lijst van de bestanden het gevonden aantal acties wordt getoond.

Eens de acties bepaald zijn, wordt de volgende informatie getoond:

• Audit informatie: wanneer werd het bestand opgeladen en laatst verwerkt.

• Velden: welke velden/kolommen werden in het bestand gevonden en hoe worden ze gekoppeld aan de standaard myFaro velden. Indien een veld niet kan worden gekoppeld zal het in het rood worden aangeduid en niet worden verwerkt. Indien het een extern bestand betreft zal hier ook aangegeven worden welke datakoppelingstemplates wordt gebruikt.

• Sleutels: hier vind je informatie over de partijkoppelingen die zijn gevonden in het bestand en hoeveel van die sleutels nieuw zijn.

• Lijnen: deze grafiek toont hoeveel lijnen werden gevonden en hoeveel van die lijnen er data bevatten.

• Acties: hier zie je een overzicht van de acties die zullen worden ondernomen; rood duidt aan dat er rijen met fouten zijn gevonden; blauw toont rijen die zullen worden verwerkt.

• Resultaat: ten slotte vind je een overzicht van de acties die zijn ondernomen de laatste keer dat dit bestand werd verwerkt.

Bekijk de te verwerken acties

Klik op ‘Bekijk acties’ in het actie menu om de details te zien van de acties die zijn bepaald. Op dit moment wordt er nog altijd niets met de gegevens gedaan maar wordt getoond welke acties zullen worden ondernomen. Je kan op dit moment nog altijd beslissen om niet verder te gaan en eventueel aanpassingen te maken in je originele oplaad-bestand.

Er zijn twee secties in dit scherm: de lijnen die niet worden verwerkt omdat er een fout in het bestand is gevonden, en de lijnen die wel zullen worden verwerkt

Indien er lijnen zijn die niet verwerkt kunnen worden dan worden die in rood aangegeven met een aanduiding van wat het probleem is. Lijnen die als fout in het rood zijn aangegeven zullen niet worden verwerkt! Dit wil zeggen dat je zonder problemen een bestand gedeeltelijk kan verwerken; de foute rijen worden niet verwerkt en kunnen dus ook niet voor problemen zorgen. Blanco lijnen worden ook niet verwerkt.

Je kan het bestand nu verwerken door op de actie ‘Verwerk acties’ te klikken.

Verwerk de acties

Pas wanneer je de 'Verwerk' knop indrukt worden de lijnen in het bestand verwerkt. Je krijgt een banner te zien die aangeeft dat je een e-mail zal ontvangen wanneer de acties zijn bepaald. Als je de e-mail ontvangen hebt kan je in het tegeltje ‘Resultaat’ een overzicht zien van de effectief uitgevoerde acties per type. Er wordt aangeduid hoeveel lijnen die in het bestand gevonden werden en hoeveel acties er werden ondernomen.

Je kan ook een bestand meerdere keren verwerken; door een eerste verwerking kan een lijn die eerst een foutmelding gaf in een tweede poging wel verwerkt worden. Bijvoorbeeld, een verzekering kon eerst niet worden gelinkt aan een partij of dossier. Eens het dossier en de partij zijn aangemaakt kan het bestand opnieuw worden verwerkt en deze keer zal de link wel worden gevonden.

Indien een maatschappij afzonderlijke bestanden aanlevert voor enerzijds polisinformatie en anderzijds fondseninformatie {bv ATHORA REP1 voor de portefeuillegegevens (polisnummers en verzekeringnemers ed) en ATHORA REP3 (info van het aantal eenheden en de fondseninformatie)} :

• Je die twee bestanden altijd als volgt verwerkt:

Eerst de portefeuille-informatie (polissen e.d.…).

Pas na de verwerking van de acties van het portefeuillebestand de acties bepalen en verwerken voor het fondsenbestand.

• Je de verwerking van de twee types bestanden onmiddellijk na elkaar doet, met maximum een uur tussentijd.

Op dit moment zijn alle aanpassingen in myFaro gebeurd.

Terug downloaden

Wanneer je een bestand hebt opgeladen wordt het origineel bestand bewaard en verwerkt. Indien je op een later tijdstip een kopie van het bestand wil downloaden kan dat op twee manieren:

• De default download bestaat uit een bestand dat enkel de velden bevat die in myFaro zijn ingelezen.

• De originele download bestaat uit het originele bestand dat werd opgeladen, zonder enige wijzigingen.

Downloaden kan je doen in de 'Data Bestanden Lijst' via de download knop in de 'Acties' kolom (enkel default download) en op het detailscherm van een 'Data Bestand' via de ‘Download’ actie in het menu onderaan (optie om te kiezen tussen default en origineel).

Opnieuw beginnen

Als je de acties hebt bepaald kan je opteren om ze niet te verwerken maar om de acties opnieuw te bepalen. Dit kan nuttig zijn als je een foutmelding kreeg voor een bepaalde lijn en je de onderliggende fout hebt aangepast. Dit doe je door ofwel de actie ‘Verwijder acties’ te kiezen in het actie menu, ofwel door in de lijst van bestanden het uitgom-icoontje te klikken.

Verifiëren van de gegevens die zijn opgeladen

Afhankelijk van de bron van een bestand zullen bepaalde details voor een polis niet aanwezig zijn of zullen niet alle velden van een partij of dossier zijn aangepast. Het is daarom aangewezen om bij het opstarten van een dossier en bij het aanmaken van een nieuwe polis de gegevens te verifiëren en indien nodig aan te vullen. Voor polissen is dit voornamelijk rond de begunstiging en informatie overlijden en invaliditeit.