Algemeen

Een gebruiker is een persoon die via een persoonlijke login (een e-mailadres) toegang heeft tot myFaro. We onderscheiden professionele gebruikers die binnen een kantoor actief zijn van de klanten die als gebruikers ook toegang krijgen tot hun dossier in myFaro.

Voor alle gebruikers is het mogelijk om persoonsgegevens zoals adres en contact informatie te wijzigen. Let wel, het e-mailadres moet uniek zijn want dit dient als gebruikersidentificatie bij het inloggen. 

Indien een gebruiker zijn of haar paswoord is vergeten kunnen ze via de ‘Paswoord vergeten?’-knop op het inlogscherm een e-mail krijgen met instructies om een nieuw paswoord aan te vragen. Via de ‘Stuur paswoord reset e-mail’ kan je de gebruiker ook zo’n instructie-e-mail sturen.

Klanten

In de lijst worden alle gebruikers getoond die als klant zijn geregistreerd. Aangezien het aantal klanten groot kan zijn, is er een filter voorzien.

Toevoegen van een nieuwe klant

Een nieuwe klant laten registreren en toekennen aan een dossier doe je via de registratieknop die je vindt op de algemene details van het dossier zelf (zie registratieproces klanten) . Klanten kunnen zelf hun paswoord veranderen of een reset aanvragen via hun profiel. 

Het registratie proces is identiek als dit voor professionele gebruikers hierboven. Bij het registreren zal een code worden ingevuld die de klant automatisch linkt aan het dossier.

Gebruiker is wachtwoord verloren/vergeten

Wanneer een klant zijn wachtwoord kwijt is of vergeten, moet je niet een nieuwe uitnodiging tot registratie sturen, want er is reeds een bestaande registratie en login voor het e-mailadres van de klant.

De klant moet gewoon een ander wachtwoord aanvragen via het inlogscherm via de optie 'Wachtwoord vergeten'. De klant vult in dat scherm het e-mailadres is waarmee hij of zij inlogt en kiest dan ‘Stuur me wachtwoord reset instructies’. De klant krijgt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord te kiezen en te bevestigen. Indien de klant na een paar minuten nog geen e-mail van myFaro heeft gekregen, laat de klant dan zijn spamfolder nakijken.

Na het inbrengen van het nieuwe wachtwoord komt de klant terug op het inlogscherm.

Klant kan niet meer inloggen of krijgt zijn of haar dossier niet meer te zien

Wanneer een klant niet meer kan inloggen op zijn/haar dossier, verifieer je eerst of het e-mailadres waarmee er ingelogd wordt nog geregistreerd is op myFaro. Én of het gelinkt is aan een dossier.

Indien de gebruiker niet voorkomt in de lijst van klantgebruikers dan moet de klant zich opnieuw registreren.

Indien de gebruiker wel voorkomt, maar niet aan een dossier is gekoppeld dan dient die gebruiker (opnieuw) gekoppeld te worden aan de juiste partij in het dossier. Dat doe je als volgt:

Ga naar het dossier en klik op 'aanpassen'. Dan zie je in de linkerkant iets halverwege het scherm een veld 'koppel een vrije klantenlogin aan dit dossier'. Je selecteert nu de gewenste vrije klantenlogin en bewaart.

Nu zie je dat de gekozen gebruikersaccount gekoppeld is aan het dossier. Maar dient nog toegewezen aan de juiste partij in het dossier. Opnieuw klikken op aanpassen om die login te koppelen aan de juiste partij, en opnieuw bewaren.

Nu zie je én op dossierniveau dat de klantenlogin opnieuw OK is, en bij het overzicht van de gebruikers dat het opnieuw gekoppeld is aan het dossier.

E-mailnotificaties instellen per gebruiker

E-mailnotificaties die uitgestuurd worden door myFaro gaan ofwel naar de adviseurs of alle beheerders. Echter is dit niet altijd nodig.

Niet alle e-mails moeten naar alle adviseurs, beheerders, compliance officers en security officers hebben vaak aparte, toegewijde taken waardoor het niet nuttig is om alle e-mailnotificaties te ontvangen. Het is beter om op te splitsen en e-mailnotificaties aan- en uit te zetten per gebruiker.

Enkel de Security Officer kan bepalen welke personen welke mails krijgen en hier wijzigingen in aanbrengen. 

Op de fiche van deze adviseur zie je het blok E-mailnotificaties. In dit voorbeeld is geselecteerd dat de adviseur:

• Mails krijgt i.v.m. nieuws, opleidingen en events
• Compliance e-mailnotificaties ontvangt
• Meldingen krijgt i.v.m. documenten en notities die een klant oplaadt

Dit alles kan je hier gewoon aan- of uitzetten. Neem nu Compliance. Het is de beheerder die compliancedossiers kan aftekenen, dus niet nuttig om adviseurs hiervan op de hoogte te houden. Klik eerst op bewerken om vakjes aan te duiden of net af te vinken. 

De security Officer kan ook de e-mailmeldingen wijzigen voor beheerders.  Ga via Gebruikers > Beheerders en open de fiche van een beheerder.

Hier zie je alle settings voor e-mailnotificaties. Het betreft meer opties dan de notificaties voor adviseurs. Bijvoorbeeld wekelijkse e-mails als er een betaling is gebeurd, een melding wanneer een geruikerslicentie is geactiveerd of vernieuwd, een e-mail wanneer een aanvraag naar een maatschappij wordt verstuurd enz.

Een overzicht:

• Bestellingen en licenties
• Verwerken van bestanden
• Gebruikers registraties
• Nieuws, opleidingen en events
• Compliance
• Documenten en notities

Zet dus best enkel aan wat van toepassing is voor die beheerder, en bewaar.

Default staat alles ‘aan’. Het is dus een kwestie van uitzetten als het niet van relevant is voor een gebruiker. Het is de security Officer die dit doet, je kan dit in een andere rol niet zelf doen in je profiel.